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Notice of Privacy Practices

THIS NOTICE DESCRIBES HOW YOUR HEALTH INFORMATION SUBJECT TO THE HEALTH INSURANCE PORTABILITY AND ACCOUNTABILITY ACT (HIPAA) AND SIMILAR LAWS MAY BE USED AND DISCLOSED (SHARED) AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO (SEE AND COPY) THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW THIS NOTICE CAREFULLY.

Background

Valley Health creates and maintains a record of health information about the care and services you receive at Valley Health facilities. This includes health information that Valley Health receives from other doctors and medical facilities that are not part of Valley Health, but that Valley Health keeps to provide care to you. Valley Health may share and use your health information as described in this Notice, including for purposes of treating you, obtaining payment for services provided to you, health care operations, as well as purposes authorized by you, permitted by law, or otherwise described in this Notice. You can learn more about Valley Health on this website.

What is a Notice of Privacy Practices?

The Notice tells you about the ways Valley Health may use and share your health information, as well as the legal duties we have about your health information. The Notice also tells you about your rights under federal and state laws.

What is Covered under Valley Health’s Notice of Privacy Practices?

This Notice applies to all Valley Health entities and departments. This includes hospitals, doctor offices, rehabilitation services, skilled nursing services, home health services, pharmacy services, laboratory services, and other related health care providers. This also includes departments, units, and staff within these entities, health care professionals permitted by us to provide services to you, and students, residents, trainees, volunteers, and others involved in providing your care whether or not these individuals are employed by Valley Health. In this Notice, the words “we,” “us,” and “our” mean Valley Health and all the people and places that follow this Notice.

If your doctor is not a member of a physician practice that is owned by Valley Health, he or she may have different policies about how to handle your information and will have a separate Notice.

This Notice does not apply to health information that is not subject to HIPAA or similar state health information privacy laws, or information used or shared in a manner that cannot identify you.

Our Duty to Protect Your Health Information

We are required by law to:

  • Make sure that your health information is used in accordance with this Notice (as currently in effect).
  • Make available to you this Notice that describes the ways we use and share your health information as well as your rights under the law.

How We May Use and Share Your Health Information

We may use and share your health information in certain ways, such as when we receive your written permission, share your health information with others to help treat you, or as permitted or required by the law. The following list describes different ways that we may use and share your health information, along with examples for each.

A. Ways We Are Allowed to Use and Share Your Health Information

  1. Treatment. We may use your health information to provide you medical treatment or services. We may also share your health information with others that provide treatment to you. For example, when you receive care at a non-Valley Health hospital, Valley Health may share information with that hospital so that they may provide care to you. We may also share your health information with others who may provide follow-up care to you, such as your primary care physician, physical therapist, long term care facility and home healthcare agencies. At all times, we will comply with any laws that apply.
  2. Payment. In order to receive payment for the services we provide to you, we may use and share your health information with your insurance company or a third party who is paying for your care. We also may share your health information with other health care service or product providers who need to pre-approve or provide follow-up care to you, such as your physicians, other providers, EMS providers, nursing homes and home care agencies so they can bill you, your insurance company, or a third party. For example, some health plans require your health information to pre-approve you for surgery and require preapproval before they pay us.
  3. Health Care Operations. We may use and share your health information for business and other operational purposes. For example, we may use your health information to evaluate the quality of the treatment that we provided. We may share your health information with our researchers, so they can develop plans to conduct research. We may share information with our students, trainees, and staff for review and training purposes. We may share your health information for case management and care coordination purposes. However, we will not sell your name or any identifiable health information to others without your authorization.
  4. Business Associates. We may share your health information with others called “business associates,” who perform services on our behalf. The Business Associate must agree in writing to protect the confidentiality of your health information. For example, we may share your health information with a billing company that bills for the services that we provided.
  5. Appointment Reminders. We may use and share your health information to remind you of your appointment for treatment or medical care. For example, we may call, text, or e-mail you to remind you of a scheduled appointment. We may also use and share your health information to confirm the time, place and attendance of your appointment for treatment with third-party transportation services.
  6. Treatment Options and Other Health-Related Benefits and Services. We may use and share your health information to tell you about possible treatment options and other health-related benefits and services. For example, if you suffer from a chronic illness or condition, we may use your health information to assess your eligibility and propose newly available treatments.
  7. Fundraising Activities. We may use and share information with a Valley Health-related foundation (or Business Associate) so that they can ask that you make a donation. However, the information that Valley Health can share is limited to your name, address, phone number, and other contact information, the dates that health care was provided to you, general department and facility information where services were provided, the name of your treating physician and general outcome information. For example, you may receive a letter from a Valley Health foundation asking for a donation to support enhanced patient care, treatment, education or research at Valley Health. Any fund-raising materials will explain how you can tell us, a Business Associate, or a foundation that you do not want to be contacted in the future. You have the right to opt out of receiving fundraising communications. If you do not want to be contacted for fundraising efforts, you must notify the Valley Health Privacy Officer in writing.
  8. Research. We may use and share your health information for research 1) if our researcher obtains permission from a special Valley Health committee that decides the request meets certain standards required by law; or 2) if you provide us with your written permission to do so. You may choose to participate in a research study that requires you to obtain related health care services. In this case, we may share your health information 1) to the researchers involved in the study who ordered the hospital or other health care services; and 2) to your insurance company in order to receive payment for those services that your insurance agrees to pay for. We may use and share your health information with a Valley Health researcher if certain parts of your health information that would identify you are removed before we share it with the researcher. This will only be done if the researcher agrees in writing not to share the information, will not try to contact you, and will obey other requirements that the law provides. We may also share your health information with a Business Associate who will remove information that identifies you so that the remaining information can be used for research.
  9. Health Information Exchanges. We may make your protected health information available electronically through an information exchange service to other health care providers that request your information in order to provide you care. Participation in information exchange services also lets us see health information about you that is available from other health care providers who participate in the information exchange.
  10. Special Situations. In the following situations, the law either permits or requires us to use or share your health information with others. However, laws governing sensitive information (including behavioral health information, drug and alcohol treatment information, and HIV status) may limit these disclosures.
    1. As Required by Law. We may share your health information when required or permitted by federal, state, or local law. For example, if we believe that you have been a victim of abuse, neglect, or domestic violence, we may share your health information with an authorized government agency. If we share your health information for this purpose, we will tell you unless we believe that telling you would put you or someone else at risk of harm.
    2. To Prevent a Serious Threat to Health or Safety. We may use and share your health information with persons to prevent or lessen the threat of serious harm to the health and safety of you, the public, or another person. State laws may require such disclosure when an individual or group has been specifically identified as the target or potential victim.
    3. Organ and Tissue Donation. To assist in the process of eye, organ, or tissue transplants in the event of your death, we may share your health information with organizations that obtain, store, or transplant eyes, organs, or tissue.
    4. Special Government Purposes. We may use and share your health information with certain government agencies, such as:
  • Military and Veterans. We may share your health information with military authorities as the law permits if you are a member of the armed forces (of either the United States or a foreign government).
  • National Security and Intelligence. We may share your health information with authorized federal officials for intelligence, counter- intelligence and other national security activities authorized by law.
  • Protective Services for the President and Others. We may share your health information with authorized federal officials to protect the President of the United States, other authorized persons, or foreign heads of state. We may also share your health information for purposes of conducting special investigations as authorized by law.
  1. Workers’ Compensation. We may share your health information for Workers’ Compensation or similar programs that provide benefits for work-related injuries or illness.
  2. Public Health. We may share your health information with public health authorities for public health purposes to prevent or control disease, injury, or disability. This includes, but is not limited to, reporting disease, injury, and important events such as birth or death, and conducting public health monitoring, investigations, or activities. For example, we may share your health information to 1) report child abuse or neglect; 2) collect and report on the quality, safety, and effectiveness of products and activities regulated by the Food and Drug Administration (FDA) (such as drugs and medical equipment, and could include product recalls, repairs, and monitoring); or 3) help contain the spread of a disease.
  3. Health Oversight. We may share your health information with a health oversight agency for purposes including 1) monitoring the health care system; 2) determining benefit eligibility for Medicare, Medicaid, and other government benefit programs; and 3) monitoring compliance with government regulations and laws.
  4. Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors. We may share your health information with a coroner or medical examiner in order to identify a deceased person, determine the cause of death, or for other reasons allowed by law. We also may share your health information with funeral directors, as necessary, so they can carry out their duties.
  5. Inmates. If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement official, we may share your health information with the correctional institution or law enforcement official. This would be necessary 1) for the institution to provide you with health care; 2) to protect your health and safety or the health and safety of others; or 3) for the safety and security of the correctional institution and its staff.

B. Other Ways We Are Allowed to Use and Provide Your Health Information to Others

  1. Hospital Directory. We may include limited information about you in the hospital directory while you are a patient at a Valley Health hospital or other facility. The information may include your name, location in the building, general condition, such as “stable,” “serious,” “critical,” and your religious affiliation. Except for your religious affiliation, the directory information may be released to people who ask for you by name. We may give your religious affiliation to a member of the clergy, such as a priest or rabbi, even if they don’t ask for you by name. This helps your family, friends, and clergy who visit you to know how you are doing. You have the right to ask that all or part of your information not be given out. If you do so, we will not be able to tell your family or friends your room number or that you are in the hospital or facility.
  2. People Involved in Your Care or Payment for Your Care. We may share your health information with a friend, family member, or another person identified by you who is involved in your medical care or the payment of your medical care. We may share your health information with others if you are present or available before we share your health information with them and you do not object to our sharing your health information with them, or we reasonably believe that you would not object to this. If you are not present and certain circumstances indicate to us that it would be in your best interests to do so, we will share information with a friend or family member, to the extent necessary. This could include sharing information with your family or friend so that they could pick up a prescription or a medical supply. We may tell your family or friends that you are in a Valley Health hospital and your general condition. We may share medical information about you with an organization assisting in a disaster relief effort.
  3. Permissible Disclosures to Law Enforcement. We may share your health information with a law enforcement official or authorized individual:
    1. In response to a court order, subpoena, warrant, summons or similar process;
    2. To identify or locate a suspect, fugitive, material witness, or missing person;
    3. About the victim of a crime if, under certain limited circumstances, we are unable to obtain the person’s agreement;
    4. About a death we believe may be the result of criminal conduct;
    5. About criminal conduct at the hospital; or in emergency circumstances to report a crime; the location of the crime or victims; or the identity, description or location of the person who committed the crime.
  4. Exception to the Above. If you are a patient in a psychiatric/mental/behavioral health facility or drug and alcohol facility, additional authorization may be required to release your information outside of Valley Health. Subject to laws that allow certain minors to consent to medical treatment, this permission must come from your parents or legal guardians.

C. Where Written Permission is Required

Except as stated in Sections A and B, your written permission is required before we can use or share your health information with anyone outside of Valley Health. If you give us permission to use or share your health information, you may cancel that permission, in writing, at any time. However, this does not apply to health information that we have already shared with your permission.

Your Rights Concerning Your Health Information

The law gives you the following rights about your health information:

  1. Right to Ask to See and Request a Copy. You have the right to ask to see and request a copy of the health information we used to make decisions about your care. This includes your right to request a copy of your electronic medical record in electronic form. Your request must be in writing. You can either visit valleyhealthlink.com or call your doctor’s office or the place where you were treated to find out how to make a request. If you ask to see or request a copy of your health information, you may have to pay fees as permitted by law. If we are concerned that your request may impact your care, we may tell you that you cannot see nor have a copy of some or all of your health information. If we tell you this, you may ask that someone else at Valley Health review this decision. A licensed health care professional chosen by Valley Health will review those that can be reviewed. This person will not be the same person who denied your request.
  2. Right to Ask for a Correction. If you feel that health information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to correct the information. You have the right to ask for a correction for as long as the information is kept by or for Valley Health. You must put your request in writing and submit it to the appropriate medical records or billing department. If you do not ask in writing or give your reasons in writing, we may tell you that we will not make the change. We also have the right to refuse your request if 1) we determine that the information is correct and complete; 2) the information is not part of the health information created or kept by or for Valley Health; 3) the person or place who created the information is no longer available to make the correction and we believe the information to be correct; or 4) the information is not part of the information that you are permitted by law to see and/or copy. You will be informed of the decision regarding your request to amend your information and, if your request is denied, we will provide you with information about your right to respond to the decision.
  3. Right to Ask for an “Accounting of Disclosures.” You have the right to ask us for an “accounting of disclosures.” This is a list of those people and organizations who have received or have accessed your health information. This right does not include information made available for treatment, payment, or health care operations, or made available when you have provided us with permission to do so. You must put your request in writing and give it to the appropriate medical records department. You can call your doctor’s office or the place where you received care to find out how to ask for the list. You must include in your written request how far back in time you want us to go, which may not be longer than six years.
  4. Right to Ask for Limits on Use and Sharing.
    1. Generally. You have the right to ask us to limit the health information we use or share with others about you for treatment, payment, or health care operations. You also have the right to ask us to limit health information that we share with someone who is involved in your care or payment for your care, like a family member or friend. Your request must be submitted in writing to the appropriate medical records or billing department. In your request, you must tell us 1) what information you want to limit; 2) whether you want to limit our use, disclosure or both; and 3) the person or institution the limits apply to (for example, your spouse). For example, you could ask that we not use or share information about a surgery you had. You must put your request in writing and give it to your doctor or the place where you received your care. We are not required to agree to your request. If we do agree to your request, we still may provide information, as necessary, to give you emergency treatment.
    2. Services Paid for by You. Where you have paid for your services out of pocket in full, at your request, we will not share health information about those services with a health plan for purposes of payment or health care operations. “Health plan” means an organization that pays for your medical care.
  5. Right to Ask for Confidential Communications. You have the right to ask that we contact you about your health information in a certain way or at a certain location that you believe provides you with greater privacy. For example, you can ask that we contact you at work or by mail. Your request must state how or where you wish to be contacted. You must make your request in writing to the appropriate medical records or billing department or to the Privacy Officer. You do not need to provide a reason for your request. We will comply with all reasonable requests.
  6. Right to Ask for a Paper Copy of This Notice. You may ask us to give you a copy of this Notice at any time. Even if you have agreed to receive this Notice electronically (for example, through the computer), you still have the right to a paper copy of this Notice. You can also get a copy of this Notice at our website. To obtain a paper copy of this Notice, contact your doctor’s office or the registration department of the place where you received care. You may also contact the Privacy Officer in writing to request a paper copy of this Notice.

Violation of Privacy Rights

In the event that a breach of your health information occurs at Valley Health or one of its Business Associates, you will be provided with written notification as required by the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) and its regulations.

If you believe your privacy has been violated by us, you may file a confidential complaint directly with us. You can do this by contacting the Valley Health Privacy Officer or by calling the Valley Health Integrity and Ethics Help Line at 1-844-601-1872.

You also may file a complaint with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services. To file a complaint with the Secretary of Health and Human Services, you must 1) name the Valley Health place or person that you believe violated your privacy rights and describe how that place or person violated your privacy rights; and 2) file the complaint within 180 days of when you knew or should have known that the violation occurred. All complaints to the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services must be in writing and addressed to:

U.S. Department of Health and Human Services

200 Independence Ave. S.W.

Washington, DC 20201

You will not be penalized for filing a complaint.

Changes to This Notice

We reserve (have) the right to change this Notice. We reserve (have) the right to make the revised or changed Notice effective for health information we already have about you and for any future health information. We will post a copy of the revised Notice in the places where we provide medical services and on our website. The Notice will contain the effective date on the first page. We will provide to you, if you ask us, a copy of the Notice that is currently in effect each time you register at Valley Health as an inpatient or outpatient for treatment or health care services.

If You Have Questions About This Notice

If you have any questions about this Notice, please contact the Valley Health Privacy Officer.

Contact Information

For copies of your medical record or billing inquires, you may contact the Valley Health entity who treated you. The address and phone number for Valley Health entities may be found on this website.

Privacy Officer

You may contact the following office with any concerns:

Telephone: (540) 536-8909

Address: Valley Health Privacy Officer

System Support Bldg.

220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester, VA 22601

Email: compliance@valleyhealthlink.com

NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE COMO SU INFORMACIÓN SANITARIA, QUE ESTÁ SUJETA A LA LEY DE RESPONSABILIDAD Y PORTABILIDAD DE LOS SEGUROS MÉDICOS (HIPAA, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) Y A LEYES SIMILARES, PUEDE SER USADA Y DIVULGADA (COMPARTIDA) Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESSO A (VER Y COPIAR) ESTA INFORMACIÓN. REVISE ESTA NOTIFICACIÓN CUIDADOSAMENTE.

Antecedentes

Valley Health crea y mantiene un registro de la información sanitaria sobre la atención y servicios que usted recibe en las instalaciones de Valley Health. Esto incluye información sanitaria que Valley Health recibe de otros médicos e instalaciones médicas que no son parte de Valley Health, pero que Valley Health mantiene para brindarle atención a usted. Valley Health puede compartir y usar su información sanitaria como se describe en esta Notificación, incluyendo a fin de brindarle tratamiento, obtener el pago por los servicios brindados, operaciones sanitarias, así como para los fines autorizados por usted, permitidos por la ley o de otro modo descrito en esta Notificación. Puede aprender más sobre Valley Health en www.valleyhealthlink.com.

¿Qué es una Notificación de prácticas de privacidad?

La Notificación le habla sobre las maneras en que Valley Health puede usar y compartir su información, así como las responsabilidades legales que tenemos respecto a su información de salud. La Notificación también le habla sobre sus derechos bajo las leyes federales y estatales.

¿Qué es cubierto bajo la Notificación de prácticas de privacidad de Valley Health?

La Notificación aplica a todas las entidades y departamentos de Valley Health. Esto incluye hospitales, consultorios médicos, servicios de rehabilitación, servicios de enfermería calificados, servicios sanitarios del hogar, servicios de farmacia, servicios de laboratorio y de otros prestadores de asistencia sanitaria relacionados. Esto también incluye a los departamentos, a las unidades y al personal dentro de estas entidades; profesionales sanitarios permitidos por nosotros para brindarle servicios a usted y estudiantes, residentes, aprendices, voluntarios y otros involucrados en brindarle atención, ya sea que estas personas estén contratadas o no por Valley Health. En esta Notificación, las palabras “nosotros,” “nos,” y “nuestro” se refieren a Valley Health y a todas las personas y lugares que siguen esta Notificación.

Si su médico no es un miembro de un centro de salud que pertenece a Valley Health, él o ella podría tener diferentes políticas sobre cómo manejar su información y tendrá una Notificación separada.

Esta Notificación no aplica a la información sanitaria que no está sujeta a la HIPAA o información sanitaria de estado similar, leyes de privacidad o información usada o compartida de forma que usted no pueda ser identificado.

Nuestro deber de proteger su información sanitaria

Nosotros estamos obligados por ley a:

  • Asegurar que su información sanitaria se use de conformidad con esta Notificación (que se encuentra actualmente en vigencia).
  • Hacer disponible para usted esta Notificación que describe las maneras en que usamos y compartimos su información sanitaria, así como sus derechos bajo la ley.

Cómo nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria

Nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria de ciertas maneras, tales como cuando nosotros recibimos su permiso por escrito, compartimos su información sanitaria con otros para ayudar a tratarle o como la ley lo permite o requiere. La siguiente lista describe diferentes maneras en las que nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria, junto con ejemplos para cada una.

A. Maneras en las que se nos permite usar y compartir su información sanitaria

  1. Tratamiento. Nosotros podemos usar su información sanitaria para brindarle tratamiento o servicios médicos. Nosotros también podemos compartir su información sanitaria con otros para brindarle tratamiento a usted. Por ejemplo, cuando usted recibe atención en un hospital que no pertenece a Valley Health, Valley Health puede compartir información con ese hospital para que podamos brindarle atención a usted. Nosotros también podemos compartir su información sanitaria con otros quienes pueden brindarle atención de seguimiento, tales como su médico de atención primaria, terapeuta físico, instalación de atención a largo plazo y agencias sanitarias de atención en el hogar. En todo momento, nosotros cumpliremos con cualquier ley que aplique.
  2. Pago. Para poder recibir el pago por los servicios que le brindamos, nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria con su compañía aseguradora o un tercero que está pagando por su atención. Nosotros también podemos compartir su información sanitaria con otros prestadores de servicios o productos sanitarios que necesitan preaprobar o brindar atención de seguimiento a usted, tales como sus médicos, otros prestadores, prestadores de servicios de emergencia médica, asilos y agencias de atención domiciliaria para que puedan facturarle a usted, su compañía aseguradora o a terceros. Por ejemplo, algunos seguros médicos requieren de su información sanitaria para preaprobarle para una cirugía y requieren preaprobación antes de pagarnos.
  3. Operaciones sanitarias. Nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria para fines de negocios y de otras operaciones. Por ejemplo, nosotros podemos usar su información sanitaria para evaluar la calidad del tratamiento que le brindamos. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con nuestros investigadores, para que puedan desarrollar planes para realizar investigación. Nosotros podemos compartir información con nuestros estudiantes, aprendices y personal para fines de revisión y capacitación. Nosotros podemos compartir su información sanitaria para fines de gestión de casos y coordinación de atención. Sin embargo, nosotros no venderemos su nombre o cualquier información sanitaria identificable a otros sin su autorización.
  4. Socios comerciales. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con otros llamados “socios comerciales”, que realizan servicios en nuestro nombre. El socio comercial debe acordar por escrito proteger la confidencialidad de su información sanitaria. Por ejemplo, nosotros podemos compartir su información sanitaria con una compañía de facturación que factura por los servicios que le brindamos.
  5. Recordatorios de citas. Nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria para recordarle su cita para tratamiento o atención médica. Por ejemplo, nosotros podemos llamarle, enviarle un mensaje de texto o escribirle un correo electrónico para recordarle su cita programada. Nosotros también podemos usar y compartir su información sanitaria para confirmar la hora, lugar y asistencia a su cita para tratamiento con servicios de transporte de terceros.
  6. Opciones de tratamiento y otros beneficios y servicios relacionados con la salud. Nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria para decirle sobre posibles opciones de tratamiento y otros beneficios y servicios sanitarios relacionados. Por ejemplo, si usted sufre de una enfermedad o afección crónica, nosotros podemos usar su información sanitaria para evaluar su idoneidad y proponerle tratamientos recientemente disponibles.
  7. Actividades para recaudación fondos. Nosotros podemos usar y compartir información con una fundación (o socio comercial) relacionada a Valley Health para que puedan pedirle que haga una donación. Sin embargo, la información que Valley Health puede compartir está limitada a su nombre, dirección, número de teléfono y otra información de contacto, las fechas en las que se le brindó atención sanitaria, información del departamento general y de la instalación donde se le brindaron los servicios, el nombre de su médico tratante y la información de pronóstico general. Por ejemplo, usted puede recibir una carta de una fundación de Valley Health en la que se le pide hacer una donación para apoyar a una mejor atención al paciente, tratamiento, educación o investigación en Valley Health. Todo material para recaudación de fondos explicará como usted puede decirnos a nosotros, a un socio comercial o a una fundación que usted no desea ser contactado en el futuro. Usted tiene el derecho a excluirse de recibir las comunicaciones de recaudación de fondos. Si no desea que se le contacte para las recaudaciones de fondos, usted debe notificar al Director de privacidad de Valley Health por escrito.
  8. Investigación. Nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria para investigación 1) si nuestro investigador obtiene permiso de un comité especial de Valley Health que decide que la solicitud cumple ciertos estándares requeridos por la ley; o 2) si usted nos brinda su permiso por escrito para hacerlo. Usted puede elegir participar en un estudio de investigación que requiere que usted obtenga servicios de asistencia sanitaria relacionados. En este caso, nosotros podemos compartir su información sanitaria 1) con los investigadores relacionados en el estudio quienes ordenaron al hospital u otros servicios de asistencia sanitaria; y 2) con su compañía aseguradora para recibir el pago por aquellos servicios que su seguro acuerde pagar. Nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria con un investigador de Valley Health si ciertas partes de su información sanitaria que podrían identificarlo son removidas antes de compartirla con el investigador. Esto solo se hará si el investigador acuerda por escrito a no compartir la información, no tratará de contactarle y obedecerá otros requerimientos que la ley pida. Nosotros también podemos compartir su información sanitaria con un socio comercial quien removerá la información que le identifique de forma que la información restante pueda ser usada en investigación.
  9. Intercambios de información sanitaria. Nosotros podemos hacer que su información sanitaria protegida esté disponible de manera electrónica a través de un servicio de intercambio de información a otros prestadores de asistencia sanitaria que soliciten su información para poder brindarle atención. La participación en servicios de intercambio de información también nos permite ver la información sanitaria sobre usted que se encuentra disponible con otros prestadores de asistencia sanitaria que participan en el intercambio de información.
  10. Situaciones especiales. En las siguientes situaciones, la ley permite o requiere que nosotros usemos o compartamos su información sanitaria con otros. Sin embargo, las leyes que gobiernan a la información confidencial (incluyendo información sanitaria conductual, información de tratamiento por drogas o alcohol y estatus de VIH) pueden limitar estas divulgaciones.
    1. Como se requiere por ley. Nosotros podemos compartir su información sanitaria cuando se requiere o permite por la ley federal, estatal o local. Por ejemplo, si nosotros creemos que usted ha sido una víctima de maltrato, abandono o violencia doméstica, podemos compartir su información sanitaria con una agencia gubernamental autorizada. Si nosotros compartimos su información sanitaria para este fin, se lo diremos a menos que creamos que decirle podría ponerle a usted o a alguien más en riesgo de daño.
    2. Para prevenir una amenaza grave para la salud o la seguridad. Nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria con personas para prevenir o disminuir la amenaza de daño grave para su salud y seguridad, la del público o la de otra persona. Las leyes estatales pueden requerir tal divulgación cuando un individuo o grupo ha sido identificado específicamente como el objetivo o víctima potencial.
    3. Donación de órganos o tejidos. Para ayudar al proceso de trasplante de ojos, órganos o tejidos en el suceso de su muerte, nosotros podemos compartir su información sanitaria con las organizaciones que obtienen, almacenan o trasplantan ojos, órganos o tejidos.
    4. Fines gubernamentales especiales. Nosotros podemos usar y compartir su información sanitaria con ciertas agencias gubernamentales, tales como:
  • Milicia y veteranos. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con las autoridades militares según la ley lo permita si usted es un miembro de las fuerzas armadas (de los Estados Unidos o un gobierno extranjero).
  • Seguridad e inteligencia nacional. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con los oficiales federales autorizados para inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.
  • Servicios de protección para el Presidente y otros. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con los oficiales federales autorizados para proteger al Presidente de los Estados Unidos, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros. Nosotros también podemos compartir su información sanitaria para el fin de realizar investigaciones especiales como lo autoriza la ley.
  1. Indemnización por accidentes laborales. Nosotros podemos compartir su información sanitaria para la Indemnización por accidentes laborales o programas similares que brindan beneficios por heridas o lesiones laborales.
  2. Salud pública. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con las autoridades de salud pública para fines de salud pública para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Esto incluye, pero no se limita a, reportar enfermedades, lesiones y eventos importantes tales como nacimientos o muertes, y realizar el control, las investigaciones y actividades de salud pública. Por ejemplo, nosotros podemos compartir su información sanitaria para 1) reportar abuso o abandono infantil; 2) recopilar y notificar sobre la calidad, seguridad y eficacia de los productos y actividades reguladas por la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés) (tales como fármacos y equipo médico, y podría incluir retirada, reparación y control de productos); o 3) ayudar a contener la propagación de una enfermedad.
  3. Supervisión sanitaria. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con una agencia de supervisión sanitaria para fines que incluyen 1) control del sistema sanitario; 2) determinar la idoneidad para la prestación por Medicare, Medicaid y otros programas de prestaciones del gobierno; y 3) controlar el cumplimiento con las normas y leyes del gobierno.
  4. Peritos forenses, médicos forenses y directores funerarios. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con un perito forense o médico forense para poder identificar a una persona fallecida, determinar la causa de muerte o por otras razones permitidas por la ley. Nosotros también podemos compartir su información sanitaria con directores funerarios, según sea necesario, para que puedan llevar a cabo sus deberes.
  5. Presos. Si usted es un preso de una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial policial, nosotros podemos compartir su información sanitaria con la institución correccional o el oficial policial. Esto sería necesario 1) para que la institución le brinde asistencia sanitaria; 2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o 3) para la seguridad y protección de la institución correccional y de su personal.

B. Otras maneras en las que se nos permite usar y brindar su información sanitaria a otros

  1. Directorio del hospital. Nosotros podemos incluir información limitada sobre usted en el directorio del hospital mientras usted sea un paciente en un hospital u otra instalación de Valley Health. La información puede incluir su nombre; ubicación en el edificio; condición general como “estable”, “grave” o “crítica” y su afiliación religiosa. Excepto por su afiliación religiosa, la información del directorio puede ser divulgada a las personas quienes pregunten por usted dando su nombre. Podemos dar su afiliación religiosa a un miembro del clero, tal como un cura o rabí, incluso si no preguntan por usted dando su nombre. Esto ayuda a su familia, amigos y al clero que lo visita a saber cómo le está yendo. Usted tiene el derecho a pedir que toda o parte de su información no sea divulgada. Si lo hace, nosotros no seremos capaces de decirle a su familia o amigos su número de habitación o que usted está en el hospital o instalación.
  2. Personas involucradas en su atención o pago de su atención. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con un amigo, miembro de familia u otra persona identificada por usted que está involucrada en su atención médica o el pago de su atención médica. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con otros si usted está presente o disponible antes de que compartamos su información sanitaria con ellos y usted no objeta a que compartamos su información sanitaria con ellos, o creemos de forma razonable que usted no objetaría en contra de esto. Si usted no está presente y ciertas circunstancias nos indican que sería para su beneficio hacerlo, nosotros compartiremos la información con un amigo o miembro de familia, en la medida que sea necesario. Esto podría incluir compartir información con su familia o amigo para que pueda recoger una receta o un material de asistencia sanitaria. Nosotros podemos decirle a su familia o amigos que usted se encuentra en un hospital de Valley Health y su condición general. Nosotros podemos compartir su información médica con una organización que ayuda en caso de desastres.
  3. Divulgaciones permisibles a las fuerzas policiales. Nosotros podemos compartir su información sanitaria con un oficial o individuo autorizado de las fuerzas policiales:
    1. En respuesta a una orden, citación, mandato, comparecencia o proceso judicial similar.
    2. Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida.
    3. Sobre la víctima de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, nosotros somos incapaces de obtener el permiso de la persona.
    4. Sobre una muerte que nosotros creemos puede ser el resultado de conducta criminal.
    5. Sobre conducta criminal en el hospital; o en circunstancias de emergencia para reportar un crimen; la ubicación del crimen o víctimas; o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el crimen.
  4. Excepción a lo anterior. Si usted es un paciente en una instalación sanitaria psiquiátrica/mental/conductual o instalación para la rehabilitación por drogas y alcohol, se podrá requerir autorización adicional para divulgar su información fuera de Valley Health. Sujeta a las leyes que permiten a ciertos menores a dar su consentimiento para el tratamiento médico, este permiso debe venir de sus padres o representantes legales.

C. Donde se requiere permiso por escrito

Excepto por lo señalado en las secciones A y B, su permiso por escrito se requiere antes de que nosotros podamos usar o compartir su información sanitaria con cualquiera fuera de Valley Health. Si usted nos da permiso para usar o compartir su información sanitaria, usted puede cancelar ese permiso, por escrito, en cualquier momento. Sin embargo, esto no aplica a la información sanitaria que ya hemos compartido con su permiso.

Sus derechos concernientes a su información sanitaria

La ley le da los siguientes derechos sobre su información sanitaria.

  1. Derecho a pedir ver y solicitar una copia. Usted tiene el derecho a pedir ver y solicitar una copia de su información sanitaria que nosotros usamos para tomar decisiones respecto a su atención. Esto incluye su derecho a solicitar una copia de su historia clínica electrónica en formato electrónico. Su solicitud debe ser hecha por escrito. Usted puede visitar valleyhealthlink.com o llamar al consultorio de su médico donde fue tratado para averiguar cómo hacer la solicitud. Si pide ver o solicita una copia de su información sanitaria, usted puede tener que pagar una tarifa como la ley permite. Si nos preocupa que su solicitud pueda tener un impacto en su atención sanitaria, le diremos que no puede ver ni tener una copia de parte o toda su información sanitaria. Si nosotros le decimos eso, usted puede pedir que alguien más en Valley Health revise esta decisión. Un profesional sanitario colegiado elegido por Valley Health revisará aquellas que puedan ser revisadas. Esta persona no será la misma que rechazó su solicitud.
  2. Derecho a pedir una corrección. Si usted siente que la información sanitaria que nosotros tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede pedirnos que corrijamos la información. Usted tiene el derecho a pedir una corrección mientras la información sea llevada por o para Valley Health. Usted debe hacer su solicitud por escrito y presentarla al departamento de historias clínicas o de facturación correcto. Si no la hace por escrito ni da sus razones por escrito, nosotros podemos decirle que no haremos el cambio. Nosotros también tenemos el derecho a rechazar su solicitud si 1) determinamos que la información es correcta y completa; 2) la información no es parte de la información sanitaria creada o mantenida por o para Valley Health; 3) la persona o lugar que creó la información ya no está disponible para hacer la corrección y creemos que la información es correcta; o 4) la información no es parte de la información que se le permite ver o copiar por ley. Se le informará de la decisión respecto a su solicitud para enmendar su información y, si su solicitud es negada, nosotros le brindaremos información sobre su derecho de responder a la decisión.
  3. Derecho a pedir una “contabilidad de las divulgaciones”. Usted tiene el derecho a pedirnos una “contabilidad de las divulgaciones”. Esta es una lista de aquellas personas y organizaciones que han recibido o tenido acceso a su información sanitaria. Este derecho no incluye información que se ha hecho disponible para el tratamiento, pago u operaciones sanitarias, o que se ha hecho disponible cuando usted nos brindó su permiso para hacerlo. Usted debe hacer su solicitud por escrito y presentarla al departamento de historias clínicas correcto. Usted puede llamar al consultorio de su médico o al lugar donde recibió atención para averiguar cómo solicitar la lista. Usted debe incluir en su solicitud por escrito de cuánto tiempo atrás desea la información, que no puede ser más de seis años.
  4. Derecho a pedir límites en el uso y divulgación.
    1. En términos generales. Usted tiene el derecho a pedirnos que limitemos la información sanitaria que usamos o compartimos con otros sobre usted para el tratamiento, pago u operaciones sanitarias. Usted también tiene el derecho a pedirnos que limitemos la información sanitaria que nosotros compartimos con alguien que está involucrado en su atención o pago por su atención, como un miembro de familia o amigo. Su solicitud debe presentarse por escrito al departamento de historias clínicas o facturación correcto. En su solicitud, usted debe decirnos 1) qué información desea que limitemos; 2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y 3) la persona o institución a la que se aplican los límites (por ejemplo, su esposa). Por ejemplo, usted puede pedir que nosotros no usemos o compartamos la información sobre una cirugía que usted tuvo. Usted debe hacer su solicitud por escrito y dársela a su médico o al lugar donde recibió atención. No se nos requiere estar de acuerdo con su solicitud. Si accedemos a su solicitud, nosotros todavía podemos brindar información, según sea necesario, para darle tratamiento de emergencia.
    2. Servicios que usted pagó. Donde usted pagó directamente por sus servicios, de acuerdo a su solicitud, nosotros no compartiremos la información sanitaria sobre esos servicios con un seguro médico con el fin de realizar pagos u operaciones sanitarias. “Seguro médico” significa una organización que paga por su atención médica.
  5. Derecho a pedir comunicaciones confidenciales. Usted tiene el derecho a pedir que nosotros le contactemos para entregarle su información sanitaria en cierta forma o en cierta ubicación que usted cree le brinda mayor privacidad. Por ejemplo, usted puede pedir que nosotros le contactemos en su trabajo o por correo. Su solicitud debe expresar cómo o dónde desea que se le contacte. Usted debe hacer su solicitud por escrito al departamento de historias clínicas o facturación correcto o al Director de privacidad. Usted no necesita brindar una razón para su solicitud. Nosotros cumpliremos con todas las solicitudes razonables.
  6. Derecho a pedir una copia en papel de esta Notificación. Usted puede pedirnos que le demos una copia de esta Notificación en cualquier momento. Incluso si usted accedió a recibir esta Notificación electrónicamente (por ejemplo, a través de la computadora), todavía tiene el derecho a recibir una copia en papel de esta Notificación. Usted también puede obtener una copia de esta Notificación en nuestro sitio web. Para obtener una copia en papel de esta Notificación, contacte al consultorio de su médico o al departamento de inscripciones del lugar donde recibió atención. Usted también puede contactar al Director de privacidad, por escrito, para solicitar una copia de esta Notificación.

Violación de los derechos de privacidad

En el evento de que ocurra una violación de su información sanitaria en Valley Health o uno de sus socios comerciales, a usted se le brindará una notificación escrita como es requerido por la Ley de responsabilidad y portabilidad de los seguros médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés) y sus normas.

Si usted cree que hemos violado su privacidad, puede sentar una denuncia confidencial directamente con nosotros. Usted puede hacer esto contactando al Director de privacidad de Valley Health o llamando a la Línea de ayuda de integridad y ética de Valley Health al 1-844-601-1872.

Usted también puede sentar una denuncia con el Secretario del Departamento de salud y servicios humanos de los EE. UU. Para sentar una denuncia al Departamento de salud y servicios humanos, usted debe 1) nombrar al lugar o persona de Valley Health que usted cree que violó sus derechos de privacidad y describir cómo ese lugar o persona violaron sus derechos de privacidad; y 2) sentar la denuncia dentro de los 180 días desde que usted supo o debió saber que ocurrió la violación. Todas las denuncias al Secretario del Departamento de salud y servicios humanos de los EE. UU. deben ser hechas por escrito y dirigidas a:

U.S. Department of Health and Human Services

200 Independence Ave. S.W.

Washington, DC 20201

Usted no será penalizado por sentar una denuncia.

Cambios a esta Notificación

Nos reservamos (tenemos) el derecho a cambiar esta Notificación. Nos reservamos (tenemos) el derecho a hacer que la Notificación revisada o cambiada entre en vigencia para la información sanitaria que ya tenemos sobre usted y para cualquier información sanitaria futura. Nosotros publicaremos una copia de la Notificación revisada en los lugares donde brindemos servicios médicos y en nuestro sitio web. La Notificación contendrá la fecha de entrada en vigencia en la primera página. Nosotros le brindaremos, si usted nos la pide, una copia de la Notificación que actualmente se encuentra en vigencia cada vez que usted se registra en Valley Health como paciente hospitalizado o paciente ambulatorio para tratamiento o servicios de asistencia sanitaria.

Si tiene preguntas sobre esta Notificación

Si tiene cualquier pregunta sobre esta notificación, contacte al Director de privacidad de Valley Health.

Información de contacto

Para obtener copias de su historia clínica o consultas de facturación, usted puede contactar a la entidad de Valley Health que le trató. La dirección y número de teléfono de las entidades de Valley Health pueden ser halladas en nuestro sitio web en www.valleyhealthlink.com.

Director de privacidad

Usted puede contactar a la siguiente oficina para cualquier duda:

Teléfono: (540) 536-8909

Dirección: Valley Health Privacy Officer

System Support Bldg.

220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester, VA 22601

Correo electrónico: compliance@valleyhealthlink.com