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Notice of Privacy Practices

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU MAY ACCESS THIS INFORMATION.


PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

If you have any questions about this Notice, please call the Valley Health Privacy Officer at (540) 536- 8993 or write to: Valley Health, C/O Walter P. Sowers, II, Privacy Officer, System Support Bldg., 220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester VA, 22601.

WHO WILL FOLLOW THIS NOTICE?

This Notice describes the health information policies of Valley Health System (“Valley Health”) and all entities and departments of Valley Health. The Notice will also apply to employees, staff, personnel and volunteers of Valley Health. While at a Valley Health facility, you may receive care through independent physicians or other providers. This Notice applies to other providers who may use or disclose information in connection with your care at Valley Health. Valley Health may disclose your health information to other health care providers involved in your care at Valley Health for purposes of your treatment, in connection with payment for such services or treatment, and in connection with health care operations connected to any such services provided at Valley Health. Emergency room physicians and most other physicians who may provide services at a Valley Health facility are independent practitioners, are not employed by us and are not our agents, and generally will bill separately from Valley Health for their services. Physicians and other health care providers, as well as your personal doctor, may have different policies or notices regarding their use and disclosure of your health information in their offices, clinics, or other locations outside of Valley Health.

OUR COMMITMENT TO YOUR PRIVACY

We are required by the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) to:

• Make sure that health information that identifies you is kept confidential as provided by law.

• Provide you with this Notice of our legal duties and privacy practices concerning your health information.

• Notify affected individuals of any breach of unsecured protected health information.

• Follow the terms of the notice that is currently in effect.

HOW WE MAY USE AND DISCLOSE MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU

For Treatment. We may use medical information about you to provide you with medical treatment or services. We may disclose medical information about you to doctors, nurses, technicians, students, or other personnel who are involved in taking care of you. For example, a doctor treating you for a broken hip may need to know if you have diabetes because diabetes may slow the healing process. In addition, the doctor may need to tell the dietitian if you have diabetes so that we can arrange appropriate meals. We also may disclose medical information about you to people outside Valley Health who may be involved in providing services that are part of your medical care, such as doctors, nurses, therapists, home health agencies, nursing homes and medical equipment providers.

For Payment. We may use and disclose medical information about you so that the treatment and services you receive from Valley Health may be billed to and payment collected from you, an insurance company, or a third party. For example, we may need to give your health plan information about treatment you received from our providers so your health plan will pay us or reimburse you for the treatment. We may also tell your health plan about a treatment you are going to receive to obtain prior approval or to determine whether your plan will cover the treatment. We also may disclose information about you to another health care provider, such as a hospital or nursing home, for their payment activities concerning you.

For Healthcare Operations. We may use and disclose medical information about you for Valley Health operations. These uses and disclosures are necessary to run the organization and make sure that all of our patients receive quality care. For example, we may use medical information to review our treatment and services and to evaluate the performance of our staff in caring for you. We may also disclose information to doctors, nurses, technicians, students, and others for review and learning purposes. We also may disclose information about you for the health care operations of another provider or organization if you have also received care from them.

To Business Associates. We are permitted by law to utilize Business Associates to carry out treatment, payment or health care operations functions that may involve the use and disclosure of some of your health information. For example, we may use a billing service or accounting service to handle some billing and payments functions. We may also use health care consultants to assist us in improving or upgrading services we offer to patients. However, in any such instance, unless the disclosure of health information is to another health care provider for the purpose of providing treatment to you, we will have entered into a formal Agreement with the Business Associate that requires the Business Associate to maintain the confidentiality of any patient information received and generally requires the Business Associate to limit its use of such information to only the purpose for which it was disclosed by us.

Appointment Reminders. We may contact you to provide appointment reminders.

Treatment Alternatives. We may use and disclose medical information to tell you about, or recommend, possible treatment options or alternatives that may be of interest to you.

Health-Related Benefits and Services. We may use and disclose medical information to tell you about health-related benefits or services that may be of interest to you.

Fundraising Activities. We may use medical information about you to contact you in an effort to raise money for Valley Health, its operations, and community services provided by Valley Health. We may disclose medical information to a business partner or a foundation related to Valley Health so that the business partner or foundation may contact you in raising money for Valley Health or one of its entities.

You have the right to opt out of receiving fundraising communications. If you do not want to be contacted for fundraising efforts, you must notify our Privacy Officer in writing.

Patient Directory. Unless you tell us otherwise, we may include certain limited information about you in a patient directory while you are a patient with Valley Health. This information may include your name, location in the hospital, your general condition (e.g., fair good, etc.), and your religious affiliation. The directory information, except for your religious affiliation, may also be released to people who ask for you by name. Your religious affiliation may be given to a member of the clergy, such as a priest or rabbi, even if they do not ask for you by name. If you do not want anyone to know this information about you, if you want to limit the amount of information that is disclosed, or if you want to limit who gets this information, you must either notify the person who is registering you as a patient or notify our Privacy Officer in writing.

Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care. Unless you tell us otherwise, we may release medical information about you to a friend or family member who is involved in your medical care. We may also give information to someone who helps pay for your care. In addition, we may disclose medical information about you to an entity assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about your condition, status, and location.

Research. Under certain circumstances, we may use and disclose medical information about you for research purposes. For example, a research project may involve comparing the health and recovery of all patients who received one medication to those who received another for the same condition. Where consistent with the research goals and purposes, we will use or disclose only de-identified information, so that your identity cannot be ascertained from the information disclosed.

When research cannot be conducted with such de-identified information, we will usually ask for your specific authorization for such use or disclosure. However, some research projects that involve information gathering may be adversely affected by requiring prior patient authorization before otherwise confidential information can be used or disclosed for research purposes. In those circumstances, research projects are subject to a specific and comprehensive approval process. This process evaluates the proposed research project and its use of medical information, trying to balance research needs with patients’ rights to privacy of medical information. Before we use or disclose medical information for research under such circumstances, the project will have been approved by an Institutional Review Board (IRB) or a specially designated privacy board, which will be required to determine whether the nature of the research is such that it could not be conducted if prior patient authorization was required and will be required to determine that adequate protections are in place to protect patient information from unauthorized use or disclosure. However, as part of the research process we may disclose medical information about you to individuals preparing to conduct the research project, for example, to help them look for patients with specific medical needs, but any such medical information will not be allowed to leave our offices.

As Required By Law. We will disclose medical information about you when required to do so by federal, state, or local law.

To Avert a Serious Threat to Health or Safety. We may use and disclose medical information about you when necessary to prevent a serious threat to your health and safety or the health and safety of the public or another person, consistent with applicable law. Any disclosure, however, would only be to someone able to help prevent or lessen the threat.

Organ and Tissue Donation. If you are an organ donor, we may release medical information to organizations that handle organ procurement or organ, eye, or tissue transplantation, or to an organ donation bank as necessary to facilitate organ or tissue donation and transplantation.

Military and Veterans. If you are a member of the armed forces, we may release medical information about you as required by military command authorities. We may use and disclose to components of the Department of Veterans Affairs medical information about you to determine whether you are eligible for certain benefits.

Workers’ Compensation. We may release medical information about you as authorized by Workers’ Compensation laws or similar regulations.

Public Health Activities. We may disclose medical information about you for public health activities. These activities generally include the following: to prevent or control disease, injury, or disability; to report births and deaths; to report reactions to medications or problems with products; to notify people of recalls of products they may be using or, to notify the appropriate government authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect, or domestic violence.

Health Oversight Activities. We may disclose medical information to a health oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities include, for example, audits, investigations, inspections, and licensure. These activities are necessary for the government to monitor the healthcare system, government programs, and compliance with civil rights laws.

Legal Proceedings. We may disclose medical information about you in response to a valid court or administrative order. We may also disclose medical information about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process.

Law Enforcement. We may release medical information if asked to do so by a law enforcement official: in response to a valid court order, subpoena, warrant, summons, similar process or with your authorization; to identify or locate a suspect, fugitive, material witness or missing person; about the victim of a crime if, under certain limited circumstances, we are unable to obtain the person’s agreement; about a death we believe may be the result of criminal conduct; about criminal conduct within Valley Health; or, in emergency circumstances to report a crime, the location of the crime or victims, or the identity, description, or location of the person who committed the crime.

Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors. We may release medical information to a coroner or medical examiner. We may also release medical information about deceased patients to funeral directors as necessary to carry out their duties.

National Security and Intelligence Activities. We may release medical information about you to authorized federal officials for intelligence, counterintelligence, and other national security activities authorized by law.

Protective Services for the President and Others. We may disclose medical information about you to authorized federal officials so they may provide protection to the President, other authorized persons, or foreign heads of state, or conduct special investigations.

Inmates. If you are an inmate of a correctional institution or under the custody of a law enforcement official, we may release medical information about you to the correctional institution or law enforcement official.

YOUR RIGHTS REGARDING MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU

Right to Inspect and Copy. You have the right to inspect and to obtain a copy of medical information that may be used to make decisions about your care. Usually, this includes medical and billing records, but does not include psychotherapy notes, which are notes made during individual or group counseling. To inspect or obtain a copy of medical information that may be used to make decisions about you, you must submit your request in writing to the appropriate medical records or billing office. If you request a copy of the information, we may charge a fee for the costs of labor, supplies and postage associated with your request. If you agree, we may provide you with a summary of the information instead of providing you with access to it, or provide you with an explanation of the information instead of a copy. Before providing you with a summary or explanation, we first will obtain your agreement to pay the fees, if any, for preparing the summary or explanation. We may deny your request to inspect and copy medical information in certain circumstances. If you are denied access to medical information, you may request that the denial be reviewed.

Right to Amend. If you feel that medical information we have about you is incorrect or incomplete, you may ask us to amend the information. You have the right to request an amendment for as long as the information is kept by or for Valley Health. To request an amendment, your request must be made in writing and submitted to the appropriate medical records or billing department and you must provide a reason that supports your request. We may deny your request for an amendment if it is not in writing or does not include a reason to support the request. In addition, we may deny your request if you ask us to amend information that: was not created by us, unless the person or entity that created the information is no longer available to make the amendment; is not part of the medical information kept by or for Valley Health; is not part of the information which you would be permitted to inspect and copy; or is accurate and complete. You will be informed of the decision regarding any request for amendment of your medical information and, if we deny your request for amendment, we will provide you with information regarding your right to respond to that decision.

Right to an Accounting of Disclosures. You have the right to request an accounting of disclosures. This is a list of the disclosures we made of medical information about you other than disclosures made to you, disclosures which you authorized, disclosures for treatment, payment or operations, or certain disclosures required by law. To request this list or accounting of disclosures, you must submit your request in writing to the appropriate medical records department. Your request must state a time period that may not be longer than six years. Your request should indicate in what form you want the list (for example: on paper, electronically). The first list you request within a 12-month period will be free. For additional lists, we may charge you for providing the list. We will notify you of the charge involved, and you may choose to withdraw or modify your request at that time before any charges are incurred.

Right to Request Restrictions. You have the right to request a restriction or limitation on the medical information we use or disclose about you for treatment, payment, or healthcare operations. You also have the right to request a limit on the medical information we disclose about you to someone who is involved in your care or the payment for your care, like a family member or friend. We are not required by law to agree to a requested restriction except where you request that we not disclose information to a health plan for payment or health care operations and the information relates only to a health care item or service for which we have been paid in full. If we do agree, we will comply with your request unless the information is needed to provide you emergency treatment. To request restrictions, you must make your request in writing to the appropriate medical records or billing office. In your request, you must tell us (1) what information you want to limit; (2) whether you want to limit our use, disclosure, or both; and (3) to whom you want the limits to apply, for example, disclosures to your spouse.


Right to Confidential Communications. You have the right to request to receive communications from us on a confidential basis by using alternative means for receipt of information or by receiving the information at alternative locations. For example, you can ask that we only contact you at work or by mail, or at another mailing address, besides your home address. We must accommodate your request, if it is reasonable. You are not required to provide us with an explanation as to the basis of your request, but you must specify how or where you wish to be contacted. Contact our Privacy Officer or the appropriate medical records or billing office if you require such confidential communications.

Right to a Paper Copy of This Notice. You have the right to a paper copy of this Notice and may ask us to give you a copy of this Notice at any time. Even if you have agreed to receive this Notice electronically, you are still entitled to a paper copy of this Notice. To obtain a paper copy of this Notice, request a copy from the person who is registering you as a patient, or submit a request in writing to our Privacy Officer.

CHANGES TO THIS NOTICE

We reserve the right to change this Notice. We reserve the right to make the revised Notice effective for medical information we already have about you as well as any information we receive in the future. We will post a copy of the current Notice at our locations. The Notice will contain on the first page, in the top third center, the effective date. A paper or electronic copy of the revised Notice will be available upon request on or after the effective date of the revision.


OTHER USES AND DISCLOSURES OF MEDICAL INFORMATION

Other uses and disclosures not covered by this Notice or the laws that apply to us will only be made with your written authorization. Your written authorization will typically be required for most uses and disclosures of psychotherapy notes, most uses and disclosures for marketing, and most arrangements involving the sale of protected health information. If you provide us authorization to use or disclose medical information about you, you may revoke that authorization, in writing, at any time. If you revoke your authorization, we will no longer use or disclose medical information about you for the reasons covered by the authorization. You understand that we cannot recall any disclosures we have already made with your authorization and that we are required to retain our records of the care that we provided to you.

COMPLAINTS

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with the Secretary of the Department of Health and Human Services or our Privacy Officer. All complaints must be submitted in writing. You will not be retaliated against for filing a complaint.

You will not be retaliated against for filing a complaint.


CONTACT INFORMATION

For copies of your medical record or billing inquires, you may contact the Valley Health entity who treated you. The address and phone number for Valley Health entities may be found at our website at www.valleyhealthlink.com.

PRIVACY OFFICER

You may contact the following office with any concerns:

Telephone: (540) 536-8993

Address: Valley Health, C/O Walter P. Sowers, II, Privacy Officer, System Support Bldg., 220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester, VA, 22601


AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

EN ESTE AVISO SE DESCRIBE LA MANERA EN QUE LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED PODRÁ SER USADA Y DIVULGADA Y LA FORMA EN QUE SE PODRÁ ACCEDER A ELLA.

HAGA EL FAVOR DE LEERLO CUIDADOSAMENTE

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, sírvase llamar al Funcionario de Privacidad de Valley Health al (540) 536-8993 o escribir a: Valley Health, c/o Walter P. Sowers, II, Privacy Officer, System Support Bldg., 220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester, VA, 22601.

¿QUIÉNES SEGUIRÁN ESTE AVISO?

Este Aviso describe las políticas de información sobre la salud del Sistema Valley Health (“Valley Health”) y todas las entidades y departamentos de Valley Health. Este Aviso también se aplicará a los empleados, al personal y a los voluntarios de Valley Health. Mientras esté en una instalación de Valley Health, podrá recibir atención a través de médicos independientes y otros proveedores. Este Aviso se aplica a otros proveedores que podrán usar o divulgar información en relación con su atención en Valley Health. Valley Health podrá divulgar su información de salud a otros proveedores de atención de salud que participan en su atención en Valley Health a los fines de su tratamiento, en relación con el pago de dichos servicios y tratamiento, y en conexión con las operaciones de atención de salud que se asocian a cualquier servicio prestado en Valley Health. Los médicos de la sala de emergencias y la mayoría de los demás médicos que podrán brindar servicios en una instalación de Valley Health son médicos independientes, no son empleados ni agentes nuestros, y por lo general facturan por separado a Valley Health por sus servicios. Los médicos y los demás proveedores de atención de salud, así como su médico personal, podrán tener políticas o avisos diferentes referidos al uso y divulgación que hagan de su información de salud en sus consultorios, clínicas u otros establecimientos fuera de Valley Health.

NUESTRO COMPROMISO CON SU PRIVACIDAD

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) nos exige que:

  • Nos aseguremos de que la información de salud que lo identifica se mantenga bajo confidencialidad tal como lo establece la ley.
  • Le entreguemos este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad referidas a su información de salud.
  • Notifiquemos a los individuos afectados sobre cualquier violación de la información de salud protegida que no esté garantizada.
  • Cumplamos los términos del aviso que está actualmente vigente.

CÓMO PODREMOS USAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED

Para tratamiento. Nosotros podremos usar información médica sobre usted para proporcionarle tratamiento o servicios médicos. Podremos entregar información médica sobre usted a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes y demás personal que tengan que ver con su atención. Por ejemplo, un médico proporcionándole tratamiento por una cadera quebrada puede necesitar saber si tiene diabetes, porque la diabetes puede retrasar la convalecencia. Además, el médico puede tener que decirle al dietético para arreglar alimentos apropiados. También podremos entregar información médica sobre usted a las personas ajenas a Valley Health que tengan que ver con su atención médica, tal como médicos, enfermeras, terapistas, agencias de atención de salud en casa, hogares de convalecencia y proveedores de equipo médico.

Para el pago. Podremos usar y divulgar información médica sobre usted para que el tratamiento y los servicios que reciba de Valley Health puedan ser facturados a, y cobrados a usted de una compañía de seguros o un tercero. Por ejemplo, tal vez tengamos que suministrar a su plan de salud información sobre el tratamiento que recibió de nuestros proveedores para que su plan de salud nos pague o reembolse su tratamiento. También podremos informar a su plan de salud sobre un tratamiento que usted va a recibir, a fin de obtener la aprobación previa o determinar si su plan va a pagarlo. Además, podremos entregar información sobre usted a otro proveedor de servicios de atención de salud, tal como un hospital u hogar de convalecencia, para sus actividades de pago relacionadas con usted.

Para operaciones de atención de salud. Podremos usar y divulgar información médica sobre usted en relación con las operaciones de Valley Health. Estos usos y divulgaciones son necesarios para administrar la organización y asegurarnos que todos nuestros pacientes reciban una atención de calidad. Por ejemplo, podremos usar la información médica para revisar nuestro tratamiento y servicios y evaluar el desempeño del personal que lo está cuidando. También podremos entregar información a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes y otros con fines de revisión y aprendizaje. Además, podremos divulgar información sobre usted a otro proveedor u organización si también recibió atención de ellos para fines de atención de salud.

Asociados de Negocios. La ley nos permite recurrir a los Asociados de Negocios para que efectúen las funciones de tratamiento, pago u operaciones de atención de la salud que pueden implicar el uso y divulgación de parte de su información de salud. Por ejemplo, podremos usar un servicio de facturación o un servicio contable para manejar algunas funciones de facturación y pagos. Asimismo, podremos recurrir a consultores de atención de la salud para que nos ayuden a mejorar o actualizar los servicios que ofrecemos a los pacientes. Sin embargo, en cualquier caso, a menos que la divulgación de la información de salud sea a otro proveedor de atención de la salud con el fin de brindarle tratamiento, nosotros ya habremos celebrado un Contrato formal con el Asociado de Negocios por el cual se les exige que mantenga la confidencialidad de cualquier información del paciente recibida y por lo general requiere que el Asociado de Negocios limite el uso que hace de dicha información con el único fin por el cual nos ha sido divulgada.

Recordatorios de citas. Podremos comunicarnos con usted para recordarle citas.

Alternativas al tratamiento. Podremos usar y divulgar información médica para comunicarle, o recomendarle, opciones o alternativas posibles al tratamiento y que puedan interesarle.

Beneficios y servicios relacionados con la salud. Podremos usar y divulgar información médica para comunicarle beneficios o servicios de salud que puedan interesarle.

Actividades para la Recaudación de Fondos. Nosotros podremos usar la información médica sobre usted para contactarle con objeto de recaudar dinero para Valley Health, sus operaciones y los servicios comunitarios suministrados por Valley Health. También podremos divulgar información médica a un asociado de negocios nuestro o a una fundación relacionada con Valley Health, de manera que dicho asociado de negocios o fundación puedan contactarle para recaudar dinero para Valley Health o una de sus entidades.

Usted tiene derecho a decidir no participar en la recepción de comunicaciones sobre recaudación de fondos. Si no desea que le contacten con fines de recaudar fondos, usted tiene que notificárselo por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad.

Directorio de Pacientes. A menos que nos diga lo contrario, nosotros podremos incluir cierta información limitada sobre usted en un directorio de pacientes mientras usted sea un paciente en Valley Health. Esta información podrá incluir su nombre, lugar donde se encuentra en el hospital, su estado general de salud (por ejemplo, regular, buena, etc.) y su afiliación religiosa. La información contenida en el directorio, con excepción de su afiliación religiosa, también podrá ser divulgada a otras personas que pregunten por usted por su nombre. Su afiliación religiosa podrá serle facilitada a un miembro del clero, tal como a un sacerdote o rabino, aunque estos no pregunten por usted por su nombre. Si no quiere que nadie sepa esta información sobre usted, si quiere limitar la cantidad de información que se divulgue, o si quiere limitar las personas que obtengan esta información, tendrá que decírselo ya sea a la persona que lo registre como paciente o a nuestro Funcionario de Privacidad por escrito.

Personas dedicadas a cuidarle o pago por cuidarle. Al menos que nos diga al contrario, podremos entregar información médica sobre usted a un amigo suyo o a un miembro de su familia que tenga que ver con su atención médica. Además, podremos entregar información a la persona que está ayudando a pagar la atención que usted recibe. También podremos entregar información médica sobre usted a una entidad que esté ayudando en actividades de socorro durante una catástrofe, para que pueda notificar a su familia sobre su condición, estado y lugar donde se encuentra.

Investigación. En ciertas circunstancias, podremos usar y divulgar información médica sobre usted para fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación tal vez requiera comparar la salud y recuperación de todos los pacientes que recibieron cierta medicina, con la salud y recuperación de todos los que recibieron otra medicina para la misma dolencia. Cuando se corresponda con los objetivos y metas de la investigación, nosotros usaremos o divulgaremos únicamente la información anónima, de manera tal que no se pueda descubrir su identidad a partir de la información divulgada.

Cuando la investigación no se pueda efectuar con dicha información anónima, por lo general le pediremos su autorización específica para dicho uso o divulgación. Sin embargo, algunos proyectos de investigación que impliquen la recolección de información podrán verse afectados negativamente al requerir la autorización previa del paciente antes de que la información confidencial se pueda usar o divulgar con fines de investigación. En esos casos, los proyectos de investigación están sujetos a un proceso específico de aprobación integral. Este proceso evalúa el proyecto de investigación propuesto y el uso que hace de la información médica, tratando de equilibrar las necesidades de investigación con los derechos de privacidad de la información médica de los pacientes. Antes de que usemos o divulguemos la información médica con fines de investigación en dichas circunstancias, el proyecto habrá sido aprobado por una Junta de Revisión Institucional (IRB) o una junta de privacidad designada a tal fin, la cual deberá determinar si la naturaleza de la investigación es tal que no puede llevarse a cabo si se requiriese autorización previa del paciente y deberá determinar que se aplican protecciones pertinentes a fin de proteger a la información del paciente contra el uso o divulgación no autorizados. No obstante, como parte del proceso de investigación, nosotros podremos divulgar información médica referida a usted a los individuos que se preparan para ejecutar el proyecto de investigación, por ejemplo, para ayudarlos a buscar a los pacientes con necesidades médicas específicas, pero dicha información médica no podrá salir de nuestros consultorios.

Conforme lo exija la ley. Nosotros divulgaremos información médica sobre usted cuando lo exija una ley federal, estatal o local.

Para prevenir una amenaza seria para la salud o la seguridad. Podremos usar y divulgar información médica sobre usted cuando sea necesario para prevenir una amenaza seria para la salud y la seguridad suya o del público u otra persona, de acuerdo con la ley aplicable. Sin embargo, toda divulgación sólo podrá realizarse a alguien que sea capaz de ayudar a prevenir o reducir la amenaza.

Donación de órganos y tejidos. Si usted es un donante de órganos, podremos entregar información médica a organizaciones que manejan la adquisición o el trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de órganos donados, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.

Militares y veteranos. Si usted es un miembro de las fuerzas armadas, podremos divulgar información médica sobre usted conforme lo exijan las autoridades de los mandos militares. Podremos usar y entregar a componentes del Departamento de Asuntos de Veteranos información médica sobre usted para determinar si tiene derecho a ciertos beneficios.

Compensación por accidentes en el trabajo. Podremos divulgar información médica sobre usted conforme lo autoricen las leyes sobre Compensación por Accidentes en el Trabajo o regulaciones similares.

Actividades de salud pública. Podremos divulgar información médica sobre usted para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen las siguientes: prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidad; notificar nacimientos y muertes; notificar reacciones a medicamentos o problemas con productos; notificar al público la retirada de productos que puedan estar usando o notificar a las autoridades oficiales correspondientes si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, abandono o violencia doméstica.

Actividades de supervisión de salud. Podremos entregar información médica a agencias supervisoras de la salud en relación con actividades autorizadas por la ley. Estas incluyen, por ejemplo, auditorias, investigaciones, inspecciones y licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno pueda supervisar el sistema de atención de salud, programas oficiales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

Actuaciones legales. Podremos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa válida. También podremos divulgar información médica sobre usted en respuesta a una citación, solicitud de producción de pruebas y otros procesos de la ley.

Cumplimiento de la ley. Podremos divulgar información médica si nos lo pide un agente de policía en respuesta a una orden válida de una corte, citación, orden judicial, citatorio, proceso similar, o con su autorización; para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida; sobre la víctima de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, no podemos obtener el consentimiento de la persona; sobre una muerte que creamos que fue el resultado de conducta criminal; sobre conducta criminal dentro de Valley Health, o, en situaciones de emergencia, para denunciar un delito, el lugar donde se cometió el delito o donde se encuentran las víctimas, o la identidad, descripción o paradero de la persona que cometió el delito.

Jueces de instrucción, médicos forenses y directores de funerales. Podremos entregar información médica a un juez de instrucción o médico forense. También podremos entregar información médica sobre pacientes fallecidos en el hospital a directores de funerales, conforme sea necesario para que desempeñen sus funciones.

Actividades de seguridad nacional e inteligencia. Podremos entregar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados en relación con actividades de inteligencia, contrainteligencia y de seguridad nacional autorizadas por la ley.

Servicios de protección del Presidente y otros funcionarios. Podremos entregar información médica sobre usted a funcionarios federales autorizados para que puedan proteger al Presidente, otras personas autorizadas, jefes de estados extranjeros, o para realizar investigaciones especiales.

Reclusos. Si usted es un recluso en una institución correccional o está bajo la custodia de un agente de policía, podremos entregar información médica sobre usted a la institución correccional o al agente de policía.

SUS DERECHOS CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED

Derecho a inspeccionar y a recibir copia. Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información médica que se pueda usar para tomar decisiones sobre su atención. Generalmente, esto incluye expedientes médicos y de facturación, pero no así notas de psicoterapia que son las notas que se efectúan durante el asesoramiento individual o grupal. Para inspeccionar y obtener una copia de la información médica que se pueda usar para tomar decisiones sobre usted, debe presentar su solicitud por escrito a la oficina correspondiente de expedientes médicos o facturación. Si solicita una copia de la información, podremos cobrarle una cuota por los costos de mano de obra, material y envío por correo relacionados con su solicitud. Si está de acuerdo con ello, en lugar de entregarle una copia, podemos darle un resumen de la información en lugar de proporcionarle acceso a ella, o darle una explicación de la información. Antes de entregarle un resumen o explicación, nos cercioraremos de que está de acuerdo en pagar la cuota, de haberla, por la preparación del resumen o explicación. En ciertas circunstancias, podremos negar su solicitud de inspeccionar y copiar información médica. Si le negamos el acceso a información médica, usted podrá pedir que se reconsidere la negativa.

Derecho a enmendar. Si usted considera que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o no está completa, puede pedirnos que la corrijamos. Usted tiene el derecho a solicitar una enmienda siempre y cuando la información esté mantenida en, o para, Valley Health. Para solicitar una enmienda, debe enviar su solicitud por escrito al departamento correspondiente de expedientes médicos o facturación y debe dar una razón que justifique su petición. Nosotros podremos negar su solicitud de enmienda si no está por escrito o no incluye una razón que la respalde. Podremos negar su solicitud si nos pide enmendar información que no fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que la creó ya no esté disponible para hacer la enmienda; que no forme parte de la información mantenida por o para Valley Health; que no forme parte de la información que le permitirían inspeccionar y copiar, o que esté completa o sea fiel. Se le informará acerca de la decisión en relación con cualquier solicitud para enmendar su información médica y, si rechazamos su solicitud de enmienda, le brindaremos la información referida a su derecho a apelar dicha decisión.

Derecho a dar cuenta de las divulgaciones. Usted tiene el derecho a solicitar que le rindan cuenta de las divulgaciones efectuadas. Esta es una lista de las divulgaciones de información médica que hicimos sobre usted, exceptuando las que le entregamos a usted, las que usted autorizó, las hechas con fines de tratamiento, pago u operaciones, o ciertas divulgaciones exigidas por la ley. Para solicitar esta lista o rendición de cuentas de las divulgaciones, puede presentar su petición por escrito al departamento correspondiente de expedientes médicos. Su petición debe indicar un período de tiempo no mayor a seis años. Su petición deberá indicar la forma en que desea la lista (por ejemplo, en papel, electrónicamente). La primera lista que usted solicite dentro de un período de 12 meses será gratis. Podremos cobrarle por solicitar listas adicionales. Le notificaremos si tiene que pagar algo, y usted podrá decidir si retira o modifica su solicitud en ese momento, antes de incurrir en algún cargo.

Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene el derecho a solicitar una restricción o limitación sobre la información médica que usamos o divulgamos sobre usted para el tratamiento, pago u operaciones de atención de salud. También tiene el derecho a solicitar un límite sobre la información médica suya que entregamos a alguien que tenga que ver con su cuidado o con el pago de su atención, como un miembro de la familia o un amigo. Por ley, nosotros no tenemos que estar de acuerdo con su petición, excepto cuando nos pide no divulgar información a un plan de salud para pagos o asuntos de atención de salud y cuando la información se relaciona solamente a un asunto o servicio de atención de salud por el cual ya hemos sido pagado por completo. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su petición a menos que la información sea necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia. Para solicitar restricciones, usted debe hacer su petición por escrito a la oficina correspondiente de expedientes médicos o de facturación. En su petición debe decirnos (1) el tipo de información que quiere limitar; (2) si quiere limitar nuestro uso, divulgación o ambas cosas, y (3) a quién quiere que se apliquen los límites, por ejemplo, divulgaciones a su cónyuge.

Derecho a comunicaciones confidenciales. Usted tiene el derecho a pedir que le entreguen comunicaciones nuestras con carácter confidencial usando otros medios para recibir la información, o recibiéndola en otros lugares. Por ejemplo, puede pedir que le contactemos únicamente en su trabajo o por correo, o en otra dirección postal además de la de su casa. Nosotros debemos cumplir con su solicitud, si es razonable. Usted no tiene que darnos ninguna explicación para justificar su petición, pero tiene que especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos con usted. Comuníquese con nuestro Funcionario de Privacidad o la oficina correspondiente de expedientes médicos o facturación si desea recibir tales comunicaciones confidenciales.

Derecho a recibir copia impresa de este aviso. Usted tiene el derecho a recibir una copia impresa de este Aviso y podrá pedirnos que se la demos en cualquier momento. Incluso cuando haya aceptado recibir este Aviso electrónicamente, todavía tendrá derecho a recibir una copia impresa del mismo. Para obtener una copia impresa de este Aviso, solicítela de la persona que le esté registrando como paciente, o envíe una solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad.

CAMBIOS A ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho a cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho a hacer que el Aviso revisado se aplique a la información médica que ya tenemos sobre usted, así como a cualquier información que recibamos en el futuro. Pondremos una copia del Aviso actual en nuestros locales. El Aviso contendrá la fecha de entrada en vigor en la esquina superior derecha de la primera página. En o después de la fecha efectiva de la revisión, habrá disponible una copia impresa o electrónica del Aviso revisado, para verla cuando se solicite.

OTROS USOS Y DIVULGACIONES DE LA INFORMACIÓN MÉDICA

Otros usos y divulgaciones no cubiertos por este Aviso o las leyes que se aplican a nosotros únicamente se pueden hacer con su autorización por escrito. Su autorización por escrito por lo general será requerida para la mayoría de los usos y divulgaciones de notas de psicoterapia, la mayoría de los usos y divulgaciones para marketing y la mayoría de los acuerdos que implican la venta de información de salud protegida. Si usted nos da autorización para usar o divulgar información médica sobre usted, podrá revocarlo, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su autorización, dejaremos de usar o divulgar información médica suya por las razones indicadas en la autorización. Usted comprende que no podemos revocar información que ya hemos divulgado con su autorización, y que también estamos obligados a retener nuestros expedientes de la atención que le hemos proporcionado.

QUEJAS

Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Servicios de Salud y Humanos o nuestro Funcionario de Privacidad. Todas las quejas se deben presentar por escrito. No habrá represalias en contra suya por presentar una queja.

INFORMACIÓN SOBRE LOS CONTACTOS

Para las copias de sus expedientes médicos o preguntas sobre facturación, póngase en contacto con la entidad de Valley Health quien le atendió. La dirección y número de teléfono para las entidades de Valley Health se encuentran en nuestro sitio web al www.valleyhealthlink.com

FUNCIONARIO DE PRIVACIDAD

Puede ponerse en contacto con el siguiente funcionario con cualquier pregunta:

Teléfono: (540) 536-8993

Dirección: Valley Health, C/O Walter P. Sowers, II, Privacy Officer, System Support Bldg., 220 Campus Blvd., Suite 420, Winchester, VA 22601